Toute entreprise ou établissement qui emploie des salariés doit tenir un registre unique du personnel.
Selon l’article L.620-3 du Code du Travail.

Quelle que soit leur taille et la permanence de leur effectif, les entreprises doivent consigner, sur ce registre spécial, les mouvements de personnel.

Tous les salariés doivent y être inscrits dans l'ordre de leur embauchage.

Lors de son recrutement, chaque salarié doit être porté sur le registre à l'aide d'un procédéindélébile pour éviter toute fraude. Doivent figurer ses nom et prénom, sa nationalité, sa date de naissance et son sexe ainsi que son emploi, sa qualification, et la date de son entrée dans l'établissement et pour les étrangers le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Les copies de ces titres doivent être annexées au registre unique du personnel.

Ces informations doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date de départ du salarié de l'entreprise.

Ce registre est tenu à la disposition des délégués du personnel et des agents chargés de contrôler la bonne application du Code du travail et de la Sécurité sociale (inspecteurs du travail, officiers de police judiciaire, Douanes, impôts, agents assermentés des organismes de Sécurité sociale, etc.).

Il peut être remplacé par un support informatique après consultation et avis des représentants du personnel. Cet avis doit être adressé à l'inspecteur du travail.

Ce support doit permettre d'avoir accès à toutes les mentions obligatoires du registre unique du personnel sans difficulté d'utilisation et surtout sans risques d'altération ou de dégradation.