Objectifs :

• Conduire une réflexion de groupe ( six personnes maximum ) sur un thème donné, pour arriver à un résultat transmissible à l'ensemble de l'équipe.

Outils

• Salle de réunion
• Documents existants sur le thème donné
• Matériel de présentation divers (vidéo projecteur, rétroprojecteur,…)
• Café, jus de fruits

Conduite à tenir :

En fonction du thème, se concerter d'abord avec l'équipe d'encadrement pour envisager les solution qui peuvent être apportées au problème. Prendre en compte les contraintes du service (en personnel et budgétaires) pour orienter le débat lors de l'atelier.

Préparer la salle de réunion (tables, chauffage, rétroprojecteur, écran,…)

Préparer une collation (café, jus de fruits)

Préparer les documents existants

A l'arrivée du groupe: expliquer le fonctionnement et les objectifs de la séance.

Faire un tour de table pour se présenter les uns aux autres

Nommer un secrétaire de séance, et un "chronométreur"

Proposer un brainstorming sur le thème (attention 2 à 3 minutes pas plus)

En fonction des idées données dans le brainstorming, lancer le débat,… pour parvenir à un résultat: fonctionnement du service, modification ou création d'un document, mise en place d'une fiche technique, réflexion commune,…

Attention, si une décision engendre des conséquences financières ou de gros bouleversements du service, il vaut mieux conclure en se donnant une date de 2ème atelier et en parler en équipe d'encadrement avant, pour voir ce qui est possible.

Important :

Il est indispensable de s'arrêter ¼ d'heure avant la fin pour conclure rapidement et éventuellement prendre rendez-vous pour un prochain atelier. Si la réflexion a aboutit à une fiche technique, une conduite à tenir, ou une réflexion commune, prévoir un rapporteur de séance, qui présentera le résultat à l'équipe entière en réunion technique.

Lors de la présentation du résultat en grand groupe, l'ensemble des participants doit soutenir le rapporteur et faire valoir la décision prise face à toute l'équipe.

Pour que ces ateliers soient fructifiants, il faut un maximum de concentration pendant 1h30, un minimum de discipline sera nécessaire au début, même si cela se déroule dans la bonne humeur.

Pendant ce travail, il est possible que d'autres thèmes de discussion apparaissent, les noter et recentrer le débat sur le thème du jour. Ces autres idées seront utilisées ultérieurement pour d'autres ateliers.

SSIAD Sedan –Validé par la réunion de travail de Mai 05